撒哈拉


利用邮件提高自身工作/生活规划的能力(撒哈拉邮件生活归纳法)



撒哈拉邮件生活归纳法,是指利用邮件不断强化自身对于工作/生活规划能力的方法,并且也有助于知识的积累与经验的回顾。

今天,我将告诉你如何利用电子邮件,每天给自己写总结与计划,对抗我们自己的惰性与坏习惯,培养好习惯并最终提高自身工作/生活规划的能力,让自己在人生中的进步更合理,更有效。

1,我们大多数人有哪些天生的惰性?

无论我们觉得自己是天生宝贵,又或者是天生骄傲,可事实是我们大多数人都无法脱离人类这个种群的本质,因此自然大多数人都有一些人类这个种群共有的与生俱来的惰性,比如:

  • 思维惰性,在思考问题的宽度方面优先选择最小范围,比如我们能够以1个简单的原因解释一个复杂问题的时候,很少愿意再花精力深入思考这个原因以外的更深入或者更本质的原因。
  • 时间惰性,比如在观察时间的时候更多以小时/天为单位,而很少能够以月,年为单位,更几乎不可能以五年/十年为单位。
  • 前置惰性,特别是我们认为一件事自己肯定能做的时候,很少会提前做好这个准备,而更愿意在事情发生的时候再说。
  • 执行惰性,其实就是拖延症,明日复明日,明日何其多,只不过我们同时也习惯于执行一到两次后就认为可以不再执行了,毕竟时间点变了。
  • 记忆惰性,优先记忆自己希望自己记住的,而不愿意去记忆自己不愿意记忆,或者不愿意接受的。

当然我们不仅仅有这些惰性,还有很多很多其他的,比如睡不安稳,玩不进去,学不深入,吃得还多等等。

2,为什么我们经常失去目标或者学习速度很慢?

如果能够认可我们人类都拥有以上的这些惰性,我们考虑一下为什么我们经常失去目标或者学习速度很慢。

首先,假设我们一年的目标是这样: 读15本书,学会2种技能,去3个城市,了解1个新行业。

那么,我们来分析一下:

  • 我们的年度目标中的数字加起来是21
  • 由于思维惰性,我们只思考当前学的知识,读的书在当天或者当前几天的记忆,而难以在思维上与一周或者一个月以外的其他相关事件形成思维上的联系
  • 由于时间惰性,如果我们只规划自己的一周两周,那么可以在这一到两周内努力实现年度计划,可两周以后的安排会不会忘记了?
  • 由于前置惰性,我们可能认为自己到了某个时间就能够完成自己的目标了,而无法预知实现这个目标的中间过程会有多少困难(这也属于算不清帐)
  • 由于执行惰性,这就不用说了,我们可以明天再开始(2017年过去一半了,是不是?)
  • 由于记忆惰性,我们在一年开始后的一个月或者两个月,可能已经忘了多达21项内容的目标。

我并没有针对这几条专门做深入的分析,只是简单地映射一下我们的年度目标,相信不需要说更多的内容,只是这几条,足以看出我们是如何遗忘了年度目标,自然也无法灵活应用学习到的知识。

3,坚持的力量倒底有多大?

如果一个人在床上,三个月不下床,那么他的肌肉力量将无法完全支撑自己的身体,如果不专门进行针对性的训练,那么他的身体与肌肉可能需要三个月的普通生活才能够适应在床下的生活。

如果在床上呆着不下床,是一种习惯,而把这种习惯坚持三个月,会造成无法走路的状态,这个例子,是否能够体现坚持这个词,所带来的力量有多大?

自然,回忆上面写的第1条和第2条:大多数人已经习惯了那些惰性与习惯,并且这种习惯在无意中已经坚持了十年甚至几十年,因此如果我们想让自己变得更优秀,自然需要坚持更长的时间来对抗过去不小心形成的长达十年甚至更久的并不好的坚持。

我没有用正面的坚持的例子来说明坚持的力量,但反面的例子更能显示这种力量有多大。

4,为什么要使用邮件,而不是其他工具?

为了对抗我们自己,让我们自己形成进步,我建议坚持使用邮件,每天给自己写一个汇总/计划相关的邮件。原因如下:

  • 邮件的本质是纯文本,最多是HTML,因此非常方便我们自由排版。
  • 邮件可以发送给自己,并且现代化的邮件系统都支持邮件按发件人/标题等自动分类,方便查看/管理/回顾。
  • 邮件易于使用,手机/PC/WEB,无论是使用浏览器还是客户端,IMAP和SMTP协议都是通用的,不存在哪一个终端无法使用的问题。
  • 邮件也有自动提醒功能,比如自动发送邮件等。

那么为什么不使用其他的工具?原因也很简单:

  • 使用一个工具,从接触到熟悉再到熟练,是需要成本的
  • 初期的起步阶段,为了做好一件事而选择了一个并不一定通用的平台,这是不合适的
  • 大多数的任务管理工具或者生活管理工具都做得太多了,做了太多的格式规定,做了太多的人机交互
  • 如果你能够主动去提高自己,那你肯定不会适合被工具管着,邮件更容易由我们自己掌控,其他大多数工具都为了让人顺着他们来,而不是他们顺着每个人的习惯而来
  • 虽然其他工具有各种自动提醒功能,但如果你希望优化自己的生活,只是每天写一个总结与计划,却还需要一个工具每天督促提醒,这层级也太低了。

我并没有说不要使用其他工具,我自己就是使用了自己开发的一个工具来管理每天的工作计划与总结,但是在最初起步的时候,或许一到两年的时间里,最好的方式还是邮件。

5,一个邮件的样例

这里是一个邮件的样例,并不是真实的总结邮件,却属于一个最小化的邮件。也就是说,你可以给自己增加一些新的条目,但这个邮件中的条目并不适合删减。

邮件标题:20170703张三丰总结与计划

邮件内容:

20170704工作计划

1,阅读:《斯坦福极简经济学》,阅读目标55%

2,身体锻炼:游泳1小时

3,工作:完成校园投标的标书草稿并发给张一丰,晚上之前主动获取反馈信息

4,工作:编写一个微信公众号推广文章并发给张二丰审核

5,工作:制作网站宣传页2个,完成后告之张四丰,并咨询上线时间

6,工作:维护核心的微信群4个,拉新各2名(可选)

7,学习:Photoshop批量截取图片大小

8,其他:去超市购买水果/把生日礼品送给张五丰/打电话咨询搬家公司跨省搬家的费用

20170703工作总结

1,阅读目标完成

2,因为工作加班,没有学习,没有锻炼身体

3,工作计划基本完成,未完成的部分有:

3.1,QQ群拉新因为操作频繁而被锁定,过两天再做这项工作

3.2,校园投标的方案确定了,但合同没有完成,明天完成,已列入计划中

3.3,临时被安排参加2个计划外的会议,会议内容一个是网站内容审核的新需求,要求更及时进行审核;另一个内容是关于学习网络安全法的,基本没看明白,后续有空需要跟进继续学习。

另外需要注意回复微信咨询的时候措词要更专业,避免使用呵呵以及锤子等可能引发误解的词。

当前重点,目标与备忘

  • 重点与目标:年度目标是在团队中承担更多职责,完成从助理向负责人转型的知识储备
  • 重点与目标:月度目标是签下四个项目(当前已完成两个)
  • 重点与目标:加强执行力
  • 备忘1:不要在邮件中再有很多错别字
  • 备忘2:2017年8月份安排团队户外拓展
  • 备忘3:2017年10月份安排公司回款计划
  • 备忘4:打电话发邮件的时候描述问题要清晰明确,注意收件人及抄送人的顺序,邮件内容需要注意前因后果的描述
  • 备忘5:坚持读书

经验与积累

  • 多做记录,手机安装onenote随时记录各种零散信息,尽量每周针对这些零散信息进行汇总整理
  • 做事情之前先进行筹划,按顺序排列所有需要做的事情,优先完成最重要的,相对不重要的可以先放放
  • 不要等,主动推进,学会主动问,主动咨询,主动反馈
  • 学会正面回答业务问题,避免答非所问
  • 做好团队配合的重点是主动沟通,包括但不限于主动沟通自己的计划,自己的进度,自己的经验
  • ......

6, 更多的解释

相信看到上面的例子,可能会有下面几个疑问,那我来做一做解释:

a, 是否每个邮件都需要写得如此正式?

并不是刚开始就能够做到这么正式,因为对自己的人生进行总结与规划,本身就是不容易的,最初可能根本做不好,可重要的是先做起来,再慢慢优化。

b,是否要坚持每天都写?是否要借用21天形成一个好习惯里面的思路?

当然要坚持每天都写,因为我们故意放纵一次,那我们就会故意放纵一百次;可是21天形成一个好习惯这种文章/书里面的思路并不值得借鉴,这明显在鼓励大家把目光停在时间惰性里,这种标题与思维只会让我们在思想中觉得21天完成一件事情就先完美了,感觉自己形成了一个好习惯了,其实并不然,有些这类文章的作者,不是傻就是坏。

当然,我们不可能马上坚持每天都写,即使现在的我,也无法保证100%可以写,但如果中间有了中断,无论是中断了1天还是1周,都不重要,重要的是我们要自己意识到自己中断了,及时补上并恢复写邮件就好了,更重要的是我们中断的频率越来越低,编写的质量越来越高,这才是目标。

c,重点与目标,和备忘的区别是什么

重点与目标,记录那些我们希望每天醒来后,自己可以提醒自己不要忘记的事情。

备忘是记录那些我们暂时不需要做,但某一天,或者在某个不确定的未来一定要做的事。

想像一下,如果我们小时候的梦想,是不是早已忘了?因此在明天不要再忘了今天的梦想。

d,经验与积累可以是哪些内容?

可以是做了一件事学到的经验与教训,可以是读了一本书,经历了一件事学到的新的知识,当然也可以是看了一个电影听到的一句击中心灵的台词。

正常来说,这一部分中记录10-200条都没有问题的,我们可以不时地拿出来看,看得多了即加深了记忆,也增加了理解,随着时间的发展,也可以与新经历的各种事情相对照,学以致用。

e,重点与目标,备忘和经验与积累是否可以修改?

当然都可以修改,有了任何变动,或者有的备忘已经过期,或者重点与目标有了变动,或者某个经验和积累已经完全掌握不再需要给自己各种提醒,都可以修改/删除。

f,每个邮件都必须完全打字输入吗?

并不是,每天可以复制前一天的邮件,然后手工调整总结与计划即可。

其他方面应该没有什么迷惑的问题,应该比较清晰了。

7, 一点补充,祝好运

这个补充,似乎应该这样写:

相信90%的人读了这个文章,不会照着这个文章去做。

也许80%的人读了这个文章,会有很多的不认可。

当然10%的人即使认可并照做了,可大部分人也无法坚持去做。

即使有1%的人坚持做了,也可能学不会灵活变通。

因此可能只有0.1%的人会真正从这个文章中受益。

但是,没有关系,每个人都有自己的选择,选择决定结果,我只是做一个有益的分享,希望能有用。

24 天前
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